建設や設備工事の現場では、工程表をExcelやホワイトボード、紙で管理している会社がまだ多くあります。予定が変わるたびに作り直して、FAXやメールで協力会社に送り、現場からの日報や写真は別々のところに届く。工程・図面・日報がばらばらに管理されていることが、現場と事務所の手間を増やしています。
この記事では、工程表アプリ・工程管理システムの選び方と、中小の建設会社が無理なく導入する方法、工程表と日報・図面をまとめて管理する考え方を解説します。
工程表をExcelで管理する課題
- 変更のたびに作り直し：天候や資材の遅れで予定が変わるたびに、表を修正して送り直す。
- 最新版が分からない：メールで何度も送るうちに、どれが最新の工程表か分からなくなる。
- 現場で見られない：パソコンでしか開けず、現場の職人さんが確認しにくい。
- 日報や写真とつながっていない：工程の進み具合と、現場の日報や写真を照らし合わせるのに手間がかかる。
工程表アプリでできること
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 工程表の作成・共有 | ガントチャートなどで工程を作り、関係者がスマートフォンでいつでも最新版を見られる |
| 変更の通知 | 予定が変わったときに、関係する協力会社や職人さんに自動で知らせる |
| 日報・写真の登録 | 現場からスマートフォンで日報や写真を送り、工程にひもづけて保存する |
| 図面・書類の共有 | 最新の図面や指示書を、現場で確認できる |
| 帳票の作成 | 作業日報や作業員名簿などの書類を、入力内容からPDFで作る |
工程表アプリの選び方
1. 現場の人が使えるか
いちばん大切なのは、現場の職人さんや協力会社が、スマートフォンで迷わずに使えることです。操作が複雑だと使われなくなり、結局電話やFAXに戻ってしまいます。
2. 自社の工事に合っているか
住宅、設備、電気、塗装など、工事の種類によって必要な機能や帳票は違います。自社の工事の流れや、必要な書類に合わせられるかを確認しましょう。
3. 協力会社にも使ってもらえるか
協力会社がアカウントを持つ必要があるか、費用は誰が負担するか、も選ぶときのポイントです。
4. 既製品で足りるか
多くの工程管理アプリは、一般的な機能をそろえています。一方で、自社独自の帳票や、今使っている見積・請求の仕組みとつなげたい場合は、必要な機能だけを作る方法も検討しましょう。
工程・図面・日報をまとめて管理する
工程表だけをアプリにしても、日報は紙、図面は共有フォルダ、写真はLINE、とばらばらのままでは、事務所の手間は減りません。工程・図面・日報・写真を1か所にまとめることで、事務所は現場に電話しなくても進み具合が分かり、現場は最新の情報をすぐに確認できるようになります。日報の効率化は日報の自動化でも解説しています。
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よくある質問
Q. 高齢の職人さんでも使えますか？
入力項目を少なくし、写真を撮って送るだけ、ボタンを押すだけ、といった操作に絞れば、スマートフォンに慣れていない方でも使いやすくなります。最初は事務所の担当者がサポートしながら進めましょう。
Q. Excelの工程表から移行するのは大変ですか？
進行中の工事からいきなり切り替えるのではなく、新しく始まる工事から使い始めると、無理なく移行できます。
まとめ
工程表アプリは、現場の人がスマートフォンで使えるか、自社の工事や帳票に合うか、協力会社にも使ってもらえるかで選ぶのが基本です。工程表だけでなく、図面・日報・写真をまとめて管理することで、事務所と現場の両方の手間を減らせます。
