入金消込の自動化｜会計ソフト・RPA・AIで名義ゆれやまとめ払いも照合する方法

毎月、銀行の入金明細と売掛金の一覧を見比べて、「どの請求に対する入金か」を1件ずつ確認する。振込名義がカタカナで違っていたり、複数の請求をまとめて振り込まれていたり、振込手数料が差し引かれていたり。入金消込は、経理担当者の時間を大きく奪う作業のひとつです。

この記事では、入金消込を自動化する方法を、会計ソフトの機能、RPA、AIの3つに分けて解説し、中小企業が無理なく導入する手順を紹介します。

入金消込が大変な理由

• 振込名義が請求先の名前と違う：「カ）〇〇」「〇〇ショウジ」など、表記がそろわない。
• まとめ払い・分割払い：複数の請求を1回で、または1つの請求を何回かに分けて振り込まれる。
• 金額のずれ：振込手数料が差し引かれている、端数が違う。
• 確認作業の多さ：銀行の明細、請求の一覧、会計ソフトを行き来する。

入金消込を自動化する3つの方法

1. 会計ソフトの自動消込機能

クラウド会計ソフトの多くは、銀行口座と連携して入金明細を取り込み、請求データと金額・名義が一致するものを自動で消し込む機能を持っています。名義と金額がぴったり合う入金には、これだけで十分なことも多いです。

2. RPAで「照合と登録」を自動化

会計ソフトの機能で消し込めない入金や、銀行のWeb画面からしか明細を取れない場合は、RPAが役立ちます。明細のダウンロード、請求一覧との照合、会計ソフトへの登録を、決められた手順どおりに自動で実行します。今使っている会計ソフトを変えずに自動化できるのが利点です。

3. AIで「あいまいな照合」を判断する

名義のゆれ、まとめ払い、手数料の差し引きなど、ルールだけでは判断しにくい入金は、AIに「この入金はどの請求に対応していそうか」を候補として出させることができます。担当者は候補を確認して承認するだけになります。

導入の進め方

1. 入金のパターンを数える：1か月の入金のうち、名義・金額が一致するもの、ずれるものが何件あるかを確認します。
2. 会計ソフトの機能を使いきる：まずは自動消込の設定を見直し、一致するものを確実に自動化します。
3. 残った作業を自動化する：照合・登録の手作業が残る部分を、RPAやAIで自動化します。
4. 確認の流れを決める：AIの候補を誰が、いつ承認するかを決めておきます。
5. 取引先ごとの名義を覚えさせる：一度確認した名義のゆれは、次から自動で照合できるようにします。

請求書の作成から自動化する方法は請求書処理の自動化で、経理全体の効率化はバックオフィス業務の効率化で解説しています。

よくある質問

Q. 会計ソフトを乗り換えないと自動化できませんか？

乗り換えなくても自動化できます。RPAは画面操作を代わりに行うので、今の会計ソフトや銀行のWeb画面をそのまま使えます。

Q. 入金件数が少なくても効果はありますか？

件数が少なくても、名義のゆれやまとめ払いが多く、1件の確認に時間がかかっている場合は効果があります。月に何時間かかっているかを数えて判断しましょう。

まとめ

入金消込の自動化は、名義と金額が一致するものは会計ソフトの自動消込、画面操作が必要な部分はRPA、名義のゆれやまとめ払いはAIで候補を出して人が承認という組み合わせで進めると、今の会計ソフトのまま月末の作業を大きく減らせます。