「来週のどこかで打ち合わせを」とメールを送り、相手から候補が返ってきて、社内の予定を確認して、また返信する。日程調整は1件あたりの時間は短くても、何往復ものやり取りが積み重なって、1日の時間を細かく削っていく仕事です。
この記事では、日程調整を自動化する方法を、ツールの使い方から社内の会議・採用面接・来店予約まで、場面別に解説します。
日程調整に時間がかかる理由
- 往復が多い：候補を出す、返事を待つ、確認する、確定の連絡をする。
- 複数人の予定を合わせる：社内の参加者全員の空き時間を確認する必要がある。
- 確定後の作業：カレンダーへの登録、会議のURLの発行、リマインドの連絡。
- 変更への対応：日程変更やキャンセルのたびに、同じ作業をやり直す。
日程調整を自動化する3つの方法
1. 日程調整ツールを使う
自分のカレンダーと連携した日程調整ツールを使うと、空いている時間が自動で候補として表示され、相手が選ぶだけで予定が確定します。カレンダーへの登録、オンライン会議のURLの発行、確定のメール送信まで自動で行えるものが一般的です。
2. 社内会議は共有カレンダーで
社内の会議は、Googleカレンダーや Outlook の予定表を共有し、参加者の空き時間を確認してから招待を送る形にすると、メールでのやり取りがなくなります。会議そのものを減らす方法は会議の効率化で解説しています。
3. AIで「調整の前後」も自動化する
| 作業 | AIでできること |
|---|---|
| 依頼の受け付け | メールやチャットの「打ち合わせしたい」という依頼を読み取り、候補日を返信する |
| 担当者の割り振り | 内容や地域に応じて、適切な担当者の空き時間から候補を出す |
| 事前準備 | 相手の会社情報や過去のやり取りを要約して、担当者に送る |
| リマインド | 前日に参加者へ確認の連絡を送る |
| 日程変更 | 変更の依頼を受けて、新しい候補を出し直す |
場面別の自動化の例
- 営業の商談：問い合わせへの返信に日程調整のリンクを入れ、相手がその場で商談日を予約できるようにする（営業のAI活用）
- 採用面接：応募があったら、面接官の空き時間から候補を自動で案内する（採用業務のAI活用）
- 来店・訪問の予約：Web予約やLINE予約で、お客さまが自分で空き時間を選べるようにする
導入のときの注意点
- カレンダーを正しく使う：自動化の前提は、全員がカレンダーに予定を入れていることです。移動時間や作業時間も予定として入れておきましょう。
- 相手への配慮：目上の取引先にいきなりリンクだけを送ると、失礼に感じられることがあります。「ご都合のよい日時をこちらからお選びいただけます」と一言そえましょう。
- アクセス権限：カレンダーと連携するツールは、予定の中身まで見られる場合があります。権限の範囲を確認して選びましょう。
※ 当サイトを運営する合同会社SAiのサービス紹介です
依頼メールの読み取りから、担当者の割り振り・事前準備・リマインドまで自動化します。
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よくある質問
Q. 日程調整ツールは無料でも使えますか？
多くの日程調整ツールには無料プランがあり、個人での利用なら十分な場合もあります。複数人の予定を合わせる、チームで使う、といった機能は有料プランになることが多いので、使い方に合わせて選びましょう。
Q. 相手がツールを使わない場合はどうしますか？
メールで候補日を送る場合も、AIに自分の空き時間から候補を3つ出させ、丁寧な文面で返信の下書きを作らせると、手間を減らせます。メール対応全体の効率化はメール対応をAIで効率化する方法をご覧ください。
まとめ
日程調整の自動化は、日程調整ツールで候補の提示から確定までをなくし、社内会議は共有カレンダーで、依頼の受け付けや事前準備・リマインドはAIでと組み合わせると効果的です。何往復ものやり取りをなくし、その時間を本来の仕事に使いましょう。
