AIで業務マニュアルを作る方法｜担当者に話してもらうだけで手順書ができる5ステップ

「この作業は〇〇さんしか分からない」。中小企業でよく聞く言葉です。業務マニュアルを作ろうと思っても、日々の仕事に追われて後回しになり、担当者が休んだり辞めたりして初めて困る。そんな経験のある会社は多いのではないでしょうか。

ChatGPTなどの生成AIを使うと、マニュアル作りの手間を大きく減らせます。この記事では、AIを使った業務マニュアルの作り方と、使い続けられるマニュアルにするためのコツを解説します。

マニュアル作りが進まない理由

文章を書いてもらう代わりに、担当者に作業をしながら手順を声に出して説明してもらい、録音します。画面の操作なら、画面を録画しながら説明してもらうのも有効です。書くより話すほうが、ずっと早く情報が集まります。

録音を文字起こしし、AIに次のように依頼します。

以下は、〇〇の作業手順を担当者が説明した内容です。新人が読んで迷わない手順書にしてください。「目的」「必要なもの」「手順（番号付き）」「注意点」「よくあるミスと対処」に分けて整理し、説明が足りない部分は【要確認】と書いてください。

AIが作った手順書を担当者に読んでもらい、【要確認】の部分を埋め、間違いを直してもらいます。ゼロから書くより、直すほうが何倍も早く済みます。

その作業をしたことのない人に、手順書だけを見て作業してもらいます。迷った箇所が、説明の足りない部分です。

共有フォルダや社内のWikiなど、誰でもすぐに探せる場所に置きます。作業名で検索できるように、タイトルの付け方をそろえておきましょう。

手順書がそろうと、次の2つの活用ができるようになります。

マニュアル作りは、属人化の解消だけでなく、自動化の第一歩でもあります。

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手順が決まった作業は、マニュアルの次に「自動化」へ。
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一般的な業務の手順であれば、学習に使われない設定や法人向けプランを使うことで、リスクを抑えて活用できます。顧客情報やパスワードなどが含まれる場合は、その部分を伏せてから入力しましょう。

「自分の仕事を奪われる」と感じている場合があります。マニュアル作りの目的は、ベテラン社員が休めるようにすること、新人への説明の手間を減らすことだと伝え、話してもらうだけで済む形にすると協力を得やすくなります。

AIを使ったマニュアル作りは、担当者に話してもらい、AIで整理し、担当者が直し、別の人が試し、みんなが見られる場所に置くという流れで進めると、短い時間で使えるマニュアルができます。属人化をなくし、自動化の土台をつくる第一歩として取り組んでみてください。