ChatGPTを試してみたものの、「ありきたりな答えしか返ってこない」「結局自分で書き直している」と感じて、使わなくなってしまった方は少なくありません。原因の多くは、ChatGPTの性能ではなく指示の出し方にあります。
この記事では、仕事でChatGPTを使い始めるための基本操作と、答えの質が大きく変わる指示（プロンプト）の書き方、そして業務ですぐに使える10の例文を紹介します。
ChatGPTを使い始める基本
アカウントを作る
公式サイト（chatgpt.com）またはスマートフォンアプリから、メールアドレスやGoogleアカウントで登録できます。無料プランでも基本的な使い方は試せますが、仕事で継続して使うなら有料プランも検討しましょう。会社で使う場合の選び方はChatGPTを会社で使うにはで解説しています。
入力欄に話しかけるように書く
画面下の入力欄に、依頼したいことを文章で書いて送信するだけです。答えが返ってきたら、「もっと短く」「表にして」「〇〇の観点を足して」と続けて頼むことで、少しずつ仕上げていけます。一度で完璧な答えを求めず、やり取りしながら直していくのが基本です。
機密情報は入れない
顧客の個人情報、未公開の決算情報、契約書の原本などは入力しないのが原則です。社内で使う前に、何を入れてよいかのルールを決めておきましょう。
答えの質が変わる、指示の出し方5つのコツ
1. 役割を与える
「あなたは中小企業向けの経理に詳しいアドバイザーです」のように、立場を先に伝えます。答えの視点と言葉づかいが定まります。
2. 目的と読み手を書く
「取引先への値上げのお願いメール」より、「10年取引のある取引先に、原材料高騰による5%の値上げをお願いするメール。関係を悪くしたくない」と書くほうが、使える文章が返ってきます。
3. 材料を渡す
ChatGPTは御社の事情を知りません。商品の特徴、過去の文章、数字などの材料を貼り付けると、一般論ではなく御社向けの答えになります。
4. 形式を指定する
「箇条書きで5つ」「300字以内」「表で比較」「見出しをつけて」など、欲しい形を具体的に書きます。
5. 足りない情報を質問させる
最後に「答える前に、足りない情報があれば質問してください」と添えると、ChatGPTが確認したい点を聞き返してくれます。思い込みによるずれが減ります。
仕事ですぐ使える例文10選
| 業務 | 指示の例 |
|---|---|
| メール作成 | 以下の要点で、取引先への納期遅延のお詫びメールを丁寧な文面で書いてください。要点：〜 |
| 議事録の要約 | 以下の会議メモを「決定事項」「宿題（担当・期限）」「次回の議題」に分けて整理してください。 |
| 企画のたたき台 | 40代女性向けの〇〇の販促企画を、予算10万円以内で5案出してください。それぞれ狙いと手順もつけて。 |
| 文章の校正 | 以下の文章の誤字脱字と分かりにくい表現を指摘し、修正案を示してください。 |
| 求人票 | 以下の条件で、未経験者に伝わる求人票を作ってください。仕事内容は1日の流れで説明して。 |
| Excel関数 | A列の日付が今月で、B列が「未入金」の行の金額（C列）を合計する式を教えてください。 |
| マニュアル | 以下の手順メモを、新人が読んで迷わない手順書に書き直してください。注意点も加えて。 |
| アイデア出し | 当社の〇〇サービスの解約理由として考えられるものを10個挙げ、対策も1つずつ示してください。 |
| 説明資料 | 〇〇について、ITに詳しくない社長に3分で説明するための話の流れを作ってください。 |
| 問い合わせ返信 | 以下のお客さまからの問い合わせに対する返信文を、当社の方針（〜）を踏まえて書いてください。 |
ChatGPTを使うときの注意点
- 事実は必ず確認する：もっともらしい誤り（ハルシネーション）を書くことがあります。数字・法律・固有名詞は、公式の情報で確かめましょう。
- 最終判断は人がする：契約・人事・お金に関わる判断をChatGPTに任せきりにしないこと。
- 入力するデータに気をつける：設定で学習への利用を止める、法人向けプランを使うなどの対策をとりましょう。
「使い方」の次は「仕組み」にする
一人ひとりがChatGPTを上手に使えるようになると、次は「毎日同じ指示を出している作業」が見えてきます。問い合わせの一次返信、日報のまとめ、請求書の照合など、決まった流れの作業は、ChatGPTを人が操作するのではなく、AIが自動で動く仕組み（AIエージェント）にすることで、さらに時間を減らせます。詳しくはAIエージェントとは？をご覧ください。
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「毎日ChatGPTに同じことを頼んでいる」作業は、自動化できます。
合同会社SAiでは、御社の業務に合わせたAIエージェント・RPAをオーダーメイドで開発しています。初期費用0円・月額1万円〜・最短3日で導入でき、最低契約期間はありません。
よくある質問
Q. 無料版と有料版の違いは何ですか？
有料版では、より高性能なモデルを多く使えるほか、ファイルの分析や画像の生成などの機能を制限が少ない状態で使えます。具体的な内容は変わることがあるため、最新の情報は公式サイトで確認してください。
Q. 社員に使わせても大丈夫ですか？
入力してよい情報のルールと、出力をそのまま社外に出さない（人が確認する）ルールを決めれば、多くの会社で安全に使えます。ルールの作り方はChatGPTを会社で使うにはで紹介しています。
まとめ
ChatGPTの答えの質は、役割・目的と読み手・材料・形式・質問させるの5つを指示に入れるだけで大きく変わります。まずはメールや議事録など、毎日の小さな作業から試してみてください。同じ指示を何度も出すようになったら、それは自動化を考えるタイミングです。
