Excel作業の自動化｜関数・マクロ・RPA・AIの使い分けと進め方

毎朝、システムからCSVを出してExcelに貼り付け、並べ替えて集計し、グラフを作ってメールで送る。こうした「Excel作業」に、毎日1時間以上使っている社員がいる会社は少なくありません。

Excel作業の自動化には、関数、マクロ（VBA）、RPA、生成AIといった方法があり、それぞれ得意なことが違います。この記事では、作業の種類ごとにどの方法が合うかを整理し、自動化を進める手順を解説します。

自動化しやすいExcel作業

共通点は、毎回同じ手順で、判断がほとんどいらないことです。

方法	得意なこと	注意点
関数・ピボットテーブル	1つのファイル内の計算・集計	ファイルをまたぐ作業や、外部とのやり取りはできない
マクロ（VBA）	Excel内の一連の操作をボタン1つで実行	作った人しか直せない「属人化」が起きやすい
RPA	Excelと他のシステム・ブラウザをまたぐ操作	画面が変わると止まることがある
生成AI・AIエージェント	形式がバラバラなデータの読み取り、文章の作成、判断を伴う整理	結果の確認の仕組みが必要

まずはExcelの機能で解決できないか確かめましょう。SUMIFS、XLOOKUP、ピボットテーブルを使うだけで、手作業の集計の多くはなくせます。関数の書き方はChatGPTに「〜を合計する式を教えて」と聞けば教えてくれます。使い方はChatGPTの使い方をご覧ください。

毎回同じ並べ替え・書式設定・シートの分割などは、マクロで自動化できます。最近は生成AIにVBAのコードを書いてもらうこともできますが、何をしているコードなのかを説明できる人が社内にいる状態を保つことが大切です。

「販売管理システムからCSVを出して、Excelで整形し、会計ソフトに入力する」のように、複数のソフトをまたぐ作業はRPAの出番です。詳しくは中小企業のRPA導入ガイドをご覧ください。

取引先ごとに形式の違う注文書や請求書を読み取ってExcelにまとめる、自由記述のアンケートを分類する、といった作業は、従来の自動化では難しい部分でした。AIを使えば、こうした「読んで判断する」作業も自動化の対象になります。

中小企業でよくあるのが、「以前の社員が作ったマクロが動かなくなったが、誰も中身が分からない」という状況です。自動化は作ったときより、動かし続けることのほうが難しいものです。社内で保守できる人がいない場合は、保守まで含めて外部に任せる方法も検討しましょう。

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Excelの中で完結する作業ならマクロ、Excelと他のシステムやブラウザを行き来する作業ならRPAが向いています。どちらも、作った後に誰が直せるかを考えて選びましょう。

同じ表を何人もが同時に編集する、データが数万行を超える、といった場合は、クラウドのデータベースや専用システムへの移行を検討する価値があります。ただし、Excelのままでも自動化で十分に効率化できるケースが多いため、まずは今の作業の自動化から始めるのがおすすめです。

Excel作業の自動化は、ファイル内の計算は関数、Excel内の操作はマクロ、システムをまたぐ作業はRPA、形式がバラバラなデータの読み取りはAIと、作業に合わせて方法を選ぶのがポイントです。作ったあとに動かし続けられる形にすることまで考えて進めましょう。