メール対応をAIで効率化する方法｜返信の下書きから、分類・転記の自動化まで

朝いちばんにメールを開くと、未読が数十件。取引先からの確認、社内の連絡、営業メール、システムからの通知が混ざり、大事なメールを探して返信するだけで午前中が終わってしまう。多くのビジネスパーソンが抱える悩みです。

この記事では、メール対応をAIで効率化する方法を、個人でできることから会社の仕組みにするところまで、段階ごとに解説します。

メール対応の時間はどこにかかっているか

ChatGPTなどの生成AIに、受け取ったメールの要点と返信したい内容を伝えて、下書きを作ってもらいます。お詫び、お断り、催促など、言い回しに気をつかうメールほど時間の短縮効果が大きくなります。

以下のメールへの返信を書いてください。納期を1週間延ばしてほしいという依頼をお断りしつつ、3日なら調整できることを伝えたいです。取引先との関係を大切にした丁寧な文面で。

長いメールや、やり取りが続いたスレッドを要約させると、要点と自分がやるべきことがすぐに分かります。

個人情報や社外秘の内容を入力する際は、会社のルールに従いましょう（生成AIの社内ルールの作り方）。

GmailやOutlookには、AIによる返信の候補、要約、優先度の高いメールの振り分けなどの機能が搭載されつつあります。会社で使っているメールソフトの機能を確認し、使えるものから試してみましょう。

会社の代表アドレスや、問い合わせ・注文・見積依頼などの決まった種類のメールは、AIエージェントで処理を自動化できます。

処理	AIでできること
分類	問い合わせ・注文・見積依頼・営業・請求など、内容を読んで分類する
担当者への振り分け	分類に応じて、担当者のチャットや案件管理に回す
返信の下書き	過去の対応やよくある質問をもとに、返信の下書きを作る
情報の転記	注文内容や問い合わせ内容を、顧客管理や販売管理に登録する
対応漏れの防止	一定時間返信していないメールを担当者に知らせる

問い合わせ対応の自動化は問い合わせ対応をAIで自動化する方法で、見積依頼の処理は見積書作成の自動化で解説しています。

送信は人が確認する：最初は、AIが作った返信を人が確認してから送る形にしましょう。定型の受付連絡など、問題がないと確認できたものから自動送信に切り替えます。
誤分類への備え：大事なメールが営業メールに分類されてしまうことがないよう、振り分けたものを定期的に確認します。
情報の扱い：メールには取引先の情報が多く含まれます。データを学習に使わない、安全に管理できる仕組みを選びましょう。

※ 当サイトを運営する合同会社SAiのサービス紹介です

代表アドレスに届くメールの分類・転記・返信の下書きを自動化します。
合同会社SAiでは、御社の業務に合わせたAIエージェント・RPAをオーダーメイドで開発しています。初期費用0円・月額1万円〜・最短3日で導入でき、最低契約期間はありません。