卸売業や製造業、食品業界では、今も多くの注文がFAXで届きます。取引先のお店は手書きの注文書をFAXするのが慣れていて、こちらから「Web発注に切り替えてください」とはなかなか言えない。結果として、FAXを見ながら受注システムに手で打ち込む作業が毎日発生しています。
この記事では、FAXの注文書をOCRで読み取り、受注データに変える方法と、手書きのFAXでも使えるAI-OCRの選び方、導入の注意点を解説します。
FAX注文の手入力の問題
- 時間がかかる：朝の受注が集中する時間帯に、入力担当者が追われる。
- 入力ミス：品番や数量の読み間違い、桁の打ち間違いが出荷ミスにつながる。
- 担当者に依存：取引先ごとの書き方のくせを知っている担当者しか入力できない。
- 取引先にFAXをやめてもらえない：長年の取引で、発注方法を変えてもらうのが難しい。
FAX OCRの仕組み
- FAXを画像・PDFで受け取る：インターネットFAXや複合機の設定で、届いたFAXを画像やPDFとして保存します。
- OCRで読み取る：画像の文字を読み取って、取引先・品名・数量・納期などの項目に分けます。
- 受注データに変換する：品名を自社の品番に変換し、受注システムに登録できる形にします。
- 人が確認して登録：読み取りに自信がない部分だけを担当者が確認し、登録します。
手書きFAXなら「AI-OCR」を選ぶ
従来のOCRは、印字された文字や決まった形式の帳票は得意ですが、手書きの文字や、取引先ごとに形式が違う注文書は苦手でした。AIを使ったOCRは、くせのある手書き文字や、形式がばらばらの注文書でも読み取れるものが増えています。AI-OCRの基本はAI-OCRとは？で解説しています。
読み取ったあとが大事：今の受注システムへの入力
OCRで文字を読み取れても、それを人が受注システムに打ち直していては、効果は半分です。読み取ったデータを、RPAで今の受注システムや販売管理ソフトに自動入力すれば、システムを入れ替えずに手入力をなくせます。RPAとAIの組み合わせ方はAIエージェントとRPAの違いで解説しています。
導入のときの注意点
- 実際の注文書で試す：取引先ごとの書き方、FAXのかすれ具合で精度は変わります。過去の注文書を数十枚使って試しましょう。
- 品名と品番の対応表を整える：「赤10」「トマト大」など、取引先が書く品名と自社の品番の対応表が、自動化の精度を左右します。
- 数字は必ず確認できる形に：数量や単価の読み違いは出荷ミスにつながるので、確認が必要な項目を画面で目立たせる仕組みにします。
- 取引先には何も変えてもらわない：FAXのままで自動化できるのが、この方法のいちばんの利点です。
※ 当サイトを運営する合同会社SAiの事例・デモです
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FAXの注文書を読み取り、今の受注システムに入力するまでを自動化します。
合同会社SAiでは、御社の業務に合わせたAIエージェント・RPAをオーダーメイドで開発しています。初期費用0円・月額1万円〜・最短3日で導入でき、最低契約期間はありません。
よくある質問
Q. 取引先ごとに注文書の形式がバラバラでも大丈夫ですか？
AIを使ったOCRなら、形式が違っても「品名」「数量」などの項目を判断して読み取れるものが多くあります。導入前に、主な取引先の注文書で試すことをおすすめします。
Q. FAXそのものをやめたほうがいいのでは？
Web発注やLINE発注に切り替えてもらえる取引先は切り替えつつ、FAXのままの取引先はOCRで自動化する、という両方の進め方が現実的です。
まとめ
FAX注文の手入力は、FAXを画像で受け取り、AI-OCRで読み取り、RPAで今の受注システムに入力し、確認が必要な部分だけ人が見る流れで自動化できます。取引先には何も変えてもらわずに、毎朝の入力作業とミスを減らせます。
