生成AIの社内ルールの作り方｜中小企業向けガイドラインの7項目とひな形

社員が個人の判断でChatGPTなどの生成AIを使い始めている。便利そうだが、情報漏えいや誤った情報の利用が心配で、禁止すべきか迷っている。こうした悩みを持つ中小企業は少なくありません。

結論から言うと、全面禁止よりも、ルールを決めて使わせるほうが安全です。禁止しても、社員が個人のスマートフォンで使う「隠れ利用」が起きやすく、かえって管理ができなくなるからです。この記事では、中小企業が生成AIの社内ルール（ガイドライン）を作るときに入れるべき項目と、そのまま使えるひな形を紹介します。

生成AIを使うときの主なリスク

• 情報漏えい：顧客情報や社外秘の情報を入力し、意図しない形で外部に残ってしまう。
• 誤った情報の利用：AIがもっともらしく書いた誤り（ハルシネーション）を、確認せずに使ってしまう。
• 権利の侵害：他人の著作物に似た文章や画像を、そのまま公開してしまう。
• 責任の所在があいまい：AIが作ったものに誤りがあったとき、誰が確認したのかが分からない。

社内ルールに入れるべき7つの項目

1. 目的

「業務の効率化と品質向上のために、安全な範囲で生成AIを活用する」など、禁止ではなく活用のためのルールであることを最初に示します。

2. 使ってよいツール

会社として認めるツールとプランを決めます。法人向けプランや、入力内容を学習に使わない設定ができるものを選びましょう。プランの選び方はChatGPTを会社で使うにはで解説しています。

3. 入力してはいけない情報

もっとも重要な項目です。次のような情報は入力禁止と明記します。

• お客さまや取引先の個人情報（氏名・連絡先・住所など）
• 社外秘の情報（未公開の売上、取引条件、開発中の製品情報など）
• パスワードや認証情報
• 取引先から預かった資料で、外部への提供が禁じられているもの

4. 出力の確認ルール

AIが作った文章・数字・コードは、必ず人が内容を確認してから使うこと。特に、社外に出す文書、数字、法律や制度に関わる内容は、元の情報で確かめることを義務づけます。

5. 公開・社外提出時のルール

AIで作った文章や画像を広告・Webサイト・提案書などに使う場合は、他者の権利を侵害していないか確認すること。必要に応じて上長の確認を経ることを定めます。

6. 相談窓口

「これは入力していいのか」と迷ったときに相談できる担当者を決めておきます。小さな会社なら社長や総務担当でかまいません。

7. 見直しの時期

生成AIのサービスは変化が速いため、半年に1回など、ルールを見直す時期を決めておきます。

そのまま使える社内ルールのひな形

ルールを作ったあとにやること

ルールは作って配るだけでは定着しません。30分程度の社内説明会で、「こういう使い方はOK」「これはNG」という具体例を見せましょう。あわせて、議事録の要約やメールの下書きなど、安全に使える業務の例を紹介すると、社員が前向きに使い始めるきっかけになります。具体的な使い方はChatGPTの使い方をご覧ください。

よくある質問

Q. 無料版のChatGPTを業務で使ってもいいですか？

入力内容が学習に使われる設定のまま業務情報を入れるのは避けるべきです。設定で学習への利用を止めるか、法人向けのプランを使うことをおすすめします。

Q. ルールに違反した場合の罰則は必要ですか？

最初から厳しい罰則を設けると、社員が使うこと自体をためらってしまいます。まずは就業規則の情報管理の規定と結びつけておき、ルールの周知と相談しやすい雰囲気づくりを優先するのが現実的です。

まとめ

生成AIの社内ルールは、目的・使ってよいツール・入力禁止の情報・出力の確認・公開時の注意・相談窓口・見直し時期の7項目で作れます。禁止するのではなく、安全な使い方を決めて全員で使うことが、情報漏えいを防ぎながら業務の効率を上げる近道です。